Parcours Complet - 58 outils RH

Thème Pilotage de l’activité RH

• Calendrier annuel prévisionnel des actions RH : cet outil de planification vous propose une organisation pour traiter au fil d’une année complète les différents sujets RH, qu’ils soient d’application volontaire ou légale. En dehors des échéances légales, vous êtes libres de planifier les actions pour vous conformer au fonctionnement de votre entreprise, de supprimer ou d’ajouter des thématiques. 
• Bonnes pratiques RH : ce document de référence vous propose des conseils pratiques et éprouvés à adapter à votre entreprise pour améliorer votre gestion inclusive des ressources humaines. Il cible des actions réalisables à différents moments de la vie de l’employé dans l’entreprise (avant son embauche, lors de son embauche, pendant sa relation d’emploi, lors du départ).
• Suivi des effectifs : ce tableau de bord vous permettra de savoir mois par mois et par année combien d’employés et d’équivalents temps plein vous comptez dans l’entreprise. Ce suivi est utile pour savoir quelles obligations légales s’appliquent selon votre seuil d’effectif, pour planifier vos effectifs en fonction de l’activité, ajuster vos besoins de recrutement, faire le suivi financier et les prévisions budgétaires, et fournir des données chiffrées.
• Tableau de bord du taux de roulement : ce tableau de bord vous permettra de connaître, sur la période de référence que vous définirez, le taux de roulement ou de rotation de vos employés (= fréquence à laquelle les employés quittent l'entreprise et sont remplacés par de nouveaux employés). Ce suivi est utile pour mesurer l’existence d’éventuels problèmes internes, mettre en place des mesures dédiées et ainsi limiter les coûts induits par un fort taux de roulement, ajuster vos besoins de recrutement, travailler votre marque employeur.
• Tableau de bord de l'absentéisme : ce tableau de bord vous permettra de connaître, sur la période que vous définirez, le pourcentage d'absences des employés par rapport au temps de travail prévu. Ce suivi est utile pour mesurer l’existence d’éventuels problèmes de santé ou de bien-être au sein de l’entreprise, mettre en place des mesures dédiées et ainsi limiter les coûts induits, planifier vos effectifs, ajuster vos besoins de recrutement, travailler votre marque employeur, répondre à vos obligations légales sur le sujet.
• Tableau de bord de suivi de masse salariale : ce tableau de bord vous permettra de savoir mois par mois et par année, quel montant de rémunération (avantages sociaux inclus) vous versez à vos employés et vous permettra également de travailler le budget prévisionnel de l’année en cours ou de l’année suivante. Ce suivi est utile pour gérer efficacement les coûts salariaux, vous assurer de votre conformité légale (équité, formation, taux et types de cotisations…), planifier votre fiscalité, réfléchir à l’optimisation de votre stratégie de rémunération, travailler votre attractivité.
• Tableau de bord de suivi de l'efficacité des formations : ce tableau de bord vous permettra de savoir de manière chiffrée comment les employés ont perçu l’utilité des formations qu’ils ont suivies à leur retour de formation et quelques mois plus tard. Ce suivi sera utile pour optimiser votre plan de formation, pour mieux sélectionner vos fournisseurs ou les contenus pédagogiques.

Thème Recrutement

• Procédure de recrutement : cette procédure vous propose une démarche pas à pas pour réaliser vos recrutements inclusifs au sein d’un parcours candidat optimisé, au service de votre marque employeur. A l’appui de ces différentes étapes, d’autres outils ressources sont intégrés :

• Tableau de suivi des candidatures : ce modèle de tableau vous permet de centraliser et visualiser votre vivier de candidatures. Il sera utile pour recontacter des candidats non retenus dans le cadre d’une nouvelle campagne et tenir à jour vos dossiers au regard de la loi 25 sur la protection des renseignements personnels. 
• Rédaction d'une offre d'emploi inclusive : ce guide vous orientera sur la méthode de rédaction d’une offre d’emploi inclusive. Cela valorisera votre marque employeur et vous apportera plus facilement une diversité de candidatures.
• Grille d'entrevue téléphonique : ce modèle vous propose une liste de questions à poser lors de l’entrevue téléphonique et d’évaluer, dans une grille de notation, les réponses données par le candidat. Cette démarche vise à objectiver votre décision quant au choix des candidats qui passeront à l’étape de l’entrevue de sélection. Les questions peuvent être adaptées à votre entreprise et/ou au poste pour lequel vous recrutez.
• Comment mener une entrevue de sélection : ce support vous orientera sur la posture et l’attitude à adopter en entrevue pour un recrutement professionnel et inclusif, vous sensibilisera aux biais cognitifs et aux situations discriminatoires. Son application contribuera à la valorisation de votre marque employeur.
• Formulaire de consentement de prise de référence : un contrôle de références auprès des anciens employeurs ou collègues du candidat nécessite de recueillir préalablement son consentement sur un formulaire dédié.
• Grille d'entrevue d'embauche : ce modèle vous propose une liste de questions à poser lors de l’entrevue de sélection et d’évaluer, dans une grille de notation, les réponses données par le candidat. Cette démarche vise à objectiver votre décision quant au choix du candidat retenu pour être embauché. Les questions peuvent être adaptées à votre entreprise et/ou au poste pour lequel vous recrutez.
• Mener le contrôle de références : si vous avez recueilli le consentement du candidat, vous pouvez contacter ses anciens employeurs ou collègues pour connaître leur appréciation. Ce modèle vous propose une liste de questions à poser à votre interlocuteur. Les questions peuvent être adaptées à votre entreprise et/ou au poste pour lequel vous recrutez. Cela vous aidera également à sélectionner le candidat retenu pour le poste.

Thème Intégration

• Procédure d'intégration : cette procédure vous propose une démarche pas à pas pour réaliser des intégrations inclusives et adaptées, au service de votre marque employeur. A l’appui de ces différentes étapes, d’autres outils ressources sont intégrés :

• Liste des choses à faire : pour ne rien oublier lors de l’intégration d’un nouvel employé, cette liste vous suggère les différentes tâches à effectuer en amont de l’embauche et au moment de l’entrée dans l’entreprise. Le contenu peut être adapté à votre entreprise et/ou au poste.
• Attestation de remise des documents : ce modèle vous permettra d’assurer la traçabilité des documents que vous avez remis à votre nouvel employé. La liste des documents peut être adaptée à votre entreprise.
• Formulaire d'informations de l'employé : ce formulaire vous permettra de recueillir les informations importantes pour la bonne gestion de votre nouvel employé, dans le respect de la loi 25 relative à la protection des renseignements personnels
• Liste de sujets pour le livret d'accueil : le livret d’accueil étant spécifique à chaque entreprise, ce document liste tous les sujets que vous pourriez intégrer dans votre document. Le livret d’accueil, une fois mis en place, est un outil très efficace pour un nouvel employé car il lui permet d’accéder rapidement aux informations essentielles de l’entreprise et à ses règles principales de fonctionnement.
• Support d'évaluation de période probatoire : ce modèle vous permettra de formaliser le suivi et l’appréciation des aptitudes et compétences de votre nouvel employé dans le courant de sa période probatoire et à la fin. Les thèmes peuvent être adaptés à votre entreprise. Cette démarche contribuera à la réussite de votre employé dans l’entreprise et l’aidera à prendre ses marques plus facilement.

Thème Évaluation de la performance

• Guide sur l'évaluation de la performance : ce guide vous orientera sur la posture et l’attitude à adopter en tant que gestionnaire inclusif et équitable, vous sensibilisera aux biais cognitifs, et permettra de savoir comment et à quelle fréquence animer votre équipe. Son application contribuera à la valorisation de votre marque employeur.
• Support d'évaluation de la performance : ce modèle vous permettra de formaliser le suivi et l’appréciation des aptitudes et compétences de votre employé lors de la campagne annuelle d’évaluation du rendement. Les thèmes peuvent être adaptés à votre entreprise. Cette démarche contribuera à la réussite de votre employé dans l’entreprise, à établir le plan de formation et à cadrer les augmentations de salaire, sous réserve des dispositions de votre convention collective.

Thème Formation

• Politique de formation : cette politique vous permettra de mettre en place ou de pérenniser vos pratiques de formation, définir les conditions d’accès à la formation et les rôles de chacun, et de favoriser la fidélisation de vos employés par leur développement professionnel. Elle peut être adaptée à votre entreprise. Cette démarche contribuera à la réussite de votre employé dans l’entreprise.
• Plan de formation : ce tableau de bord vous permet de planifier vos actions de formation internes et externes, prévoir et suivre votre budget formation de manière à notamment répondre à vos obligations légales.
• Répertoire des formations : retrouvez la liste (non exhaustive) des formations qui doivent être suivies pour l’exercice de votre activité, ainsi que quelques formations fortement suggérées.
• Support d'appréciation de formation à chaud : ce modèle vous permettra de tracer en interne le suivi et le bon déroulement des actions de formation, lorsque votre employé vient de suivre une formation, de manière à mettre en place un suivi quantitatif et qualitatif. Les thèmes peuvent être adaptés à votre entreprise.
• Support d'appréciation de formation à froid : ce modèle vous permettra de tracer en interne l’efficacité des actions de formation quelques mois après que votre employé a suivi une formation, de manière à mettre en place un suivi quantitatif et qualitatif. Les thèmes peuvent être adaptés à votre entreprise.

Thème Rémunération

• Schéma des composantes de la rémunération : ce schéma permet de visualiser sous un angle théorique tous les éléments qui rentrent dans le champ de la rémunération. Il pourra vous guider dans les thèmes à considérer pour mettre en place ou optimiser votre politique de rémunération.
• Guide de mise en place d'une politique de rémunération : la politique de rémunération étant spécifique à chaque entreprise, ce guide vous accompagnera pas à pas dans la réflexion préalable et nécessaire à la mise en place de votre politique. La politique de rémunération, une fois mise en place, au-delà de vous permettre de répondre à vos obligations légales en matière d’équité, sera un support très utile pour travailler votre attractivité et la fidélisation de vos employés.

Thème Santé sécurité

• Politique relative à la violence : cette politique vous permettra d’acter votre position quant à la violence en milieu de travail et de répondre à votre obligation légale sur le sujet. Elle peut être adaptée à votre entreprise. Cette démarche contribuera à l’existence d’un climat de travail favorable et sain.
• Politique en matière de drogues, alcools et autre substance similaire : cette politique vous permettra d’acter votre position quant à la présence et la consommation d’alcool, de drogue et autres substances en milieu de travail. Elle peut être adaptée à votre entreprise. Cette démarche contribuera à l’existence d’un climat de travail favorable, sécuritaire (obligation légale) et sain. Elle permet également de montrer l’ouverture de l’entreprise à la mise en place d’accommodements raisonnables en la matière.
• Synthèse des actions obligatoires en santé sécurité : la thématique de la santé et de la sécurité, obligation légale majeure, étant particulièrement bien détaillée et outillée sur le site de la CNESST, ce document vous permet de synthétiser la théorie sur le sujet afin de trouver et accéder plus rapidement aux informations qui vous sont nécessaires.
• Politique de sécurité des systèmes d'information : cette politique vous permettra de cadrer l’utilisation des outils informatiques et téléphoniques de l’entreprise, d’assurer le respect de la loi 25 relative à la protection des renseignements personnels et de définir les rôles de chacun. Elle peut être adaptée à votre entreprise. 

Thème RSE

• Politique de conciliation travail - vie personnel : cette politique vise à améliorerle bien-être des employés, augmentant ainsi leur productivité et leur fidélité à l'entreprise. Elle favorise également un environnement de travail équilibré et attractif pour les talents. Elle peut être adaptée à votre entreprise.
• Guide pour une démarche Équité, Diversité, Inclusion (EDI) : la politique EDI étant spécifique à chaque entreprise, ce guide vous accompagnera pas à pas dans la réflexion préalable et nécessaire à la mise en place de votre politique. La politique EDI, une fois mise en place, au-delà de vous permettre de répondre à vos obligations légales en matière d’équité, sera un support très utile pour travailler votre attractivité et la fidélisation de vos employés. En plus, il vous aidera à vous adapter plus facilement aux différentes personnes avec lesquelles vous communiquerez.
• Politique RSE : cette politique vise àrenforcer la réputation de l'entreprise en montrant son engagement envers des pratiques durables et éthiques, à favoriser également la confiance de ses interlocuteurs (employés, clients, partenaires), tout en contribuant positivement à la société et à l'environnement. Elle peut être adaptée à votre entreprise. L’entreprise se positionne notamment sur l’EDI, au service de la marque employeur. 
• Liste d'actions possibles RSE : les actions RSE étant spécifiques à chaque entreprise, ce document liste un certain nombre d’actions possibles, certaines étant très simples et peu coûteuses à mettre en œuvre. La RSE nécessite des actions régulières et inscrites dans le temps, le plus important étant de progresser à son rythme, sans interrompre la démarche. Ces actions valoriseront votre marque employeur.
• Comprendre les personnes autochtones : Ce document synthétique vous permettra (ou permettra à votre équipe) de tester vos connaissances, d’identifier de bonnes pratiques RH adaptées et d’accéder à des ressources spécialisées.
• Comprendre le handicap : Ce document synthétique vous permettra (ou permettra à votre équipe) de tester vos connaissances, d’identifier de bonnes pratiques RH adaptées et d’accéder à des ressources spécialisées.
• Comprendre les personnes immigrantes :  Ce document synthétique vous permettra (ou permettra à votre équipe) de tester vos connaissances, d’identifier de bonnes pratiques RH adaptées et d’accéder à des ressources spécialisées.
• Comprendre une personne judiciarisée : Ce document synthétique vous permettra (ou permettra à votre équipe) de tester vos connaissances, d’identifier de bonnes pratiques RH adaptées et d’accéder à des ressources spécialisées.
• Comprendre les personnes retraitées et préretraitées :  Ce document synthétique vous permettra (ou permettra à votre équipe) de tester vos connaissances, d’identifier de bonnes pratiques RH adaptées et d’accéder à des ressources spécialisées.
• Comprendre les codes culturels – personnes immigrantes : Ce document rassemble les différentes informations que vous pourriez transmettre à un nouvel arrivant au Québec, afin de lui faciliter son intégration dans l’entreprise et dans sa vie personnelle.
• Fiche fiscalité moniteur de ski – travailleurs retraités : Ce document est une simulation de l’intérêt fiscal pour un retraité à cumuler emploi et retraite. Cela pourrait vous aider à trouver des arguments pour convaincre une personne retraitée à rejoindre votre équipe.
• La sécurisation culturelle – personnes autochtones : Ce document vous explique les principes directeurs à suivre dans votre organisation pour sécuriser culturellement les personnes autochtones que vous embauchez. Ce support de sensibilisation peut être diffusé à l’ensemble de vos équipes.
• Les fondamentaux de la gestion intergénérationnelle : Ce document vous aidera à adopter une approche inclusive de l’ensemble des générations présentes dans votre organisation.
• Recruter des personnes issues de l’immigration – rappels essentiels : Ce document vous synthétise les pratiques (ou recommandées) à respecter lors de l’étape du recrutement de personnes légales issues de l’immigration.
• Liens Webinaires et Balado :

• Webinaire - Oser recruter autrement - Focus sur les travailleurs handicapés : Cette capsule aborde différentes définitions relatives aux personnes handicapées, est un outil de sensibilisation, vous initie aux accommodements possibles et vous explique quels peuvent être les organismes ressources.
• Vidéo témoignage - Histoire d'une réussite d'intégration et de maintien en emploi de personnes handicapés dans le secteur du tourisme - Manoir D'Youville : Ce témoignage croisé positif met en valeur ce qui a contribué à la réussite de l’intégration de personnes handicapées dans l’entreprise, soit les valeurs, les adaptations faites, l’accompagnement mis en place et revient sur les impacts concrets qu’ont eu cette intégration.
• Webinaire - Oser recruter autrement - Focus sur les travailleurs autochtones : Cette capsule aborde la communication à mettre en place, apporte un éclairage sur les mythes et préjugés, évoque l’approche holistique, propose des activités et des formations pour connaître et comprendre les personnes autochtones et liste les organismes ressources que vous pouvez solliciter.
• Webinaire - Oser recruter autrement - Focus sur les travailleurs immigrants : Cette capsule aborde la gestion de la diversité et des différences culturelles (bénéfices – risques), vous propose de mettre en place des pratiques gagnantes et suggère la mise en place de formations ou d’activités de sensibilisation.
• Webinaire - Oser recruter autrement - Focus sur les travailleurs retraités : Cette capsule définit les travailleurs expérimentés, dresse leur profil et la valeur ajoutée qu’ils apportent à l’entreprise, liste les leviers de réussite, évoque la méthode pour les recruter et liste les organismes ressources que vous pouvez solliciter.
• Webinaire fiscalité – cumul emploi-retraite : Cette capsule fait un point sur la situation fiscale des travailleurs expérimentés cumulant emploi et retraite. Au-delà de l’information qui vous est faite, ces éléments peuvent vous aider à convaincre un candidat à rejoindre votre équipe.
• Webinaire - Oser recruter autrement - Focus sur les travailleurs judiciarisés : Cette capsule vous rend compte de l’enquête réalisée en 2021 sur les travailleurs judiciarisés, vous dresse leur profil et évoque la méthode pour les recruter.
• Balado EDI - Êtes-vous prêts à créer un milieu de travail plus juste, diversifié et équitable? : « Équité, Diversité, Inclusion? » Trois mots ayant un impact considérable sur les organisations : développement de la marque employeur, augmentation de l’engagement des employés, stimulation de l’innovation et amélioration de la performance organisationnelle, etc. Diversifier et élargir son bassin de talents est devenu essentiel en ces temps de rareté de main-d’œuvre, mais par où commencer? Des solutions concrètes à mettre en œuvre en œuvre existent et sont évoquées dans ce balado.

Thème Juridique administratif

• Manuel de l'employé : ce modèle clarifie les attentes et les politiques de l'entreprise, assurant une compréhension uniforme parmi les employés. Il facilite l'intégration des nouveaux arrivants, réduit les malentendus et améliore la conformité aux règles (loi, convention collective…). De plus, il sert de référence précieuse en cas de questions ou de conflits. Il peut être adapté à votre entreprise. Cette démarche contribuera à l’existence d’un climat de travail favorable et sain.
• Schéma de la gradation des sanctions : ce schéma permet de visualiser sous un angle théorique les grands principes disciplinaires et l’évolution possible des sanctions. Il pourra vous guider dans votre démarche disciplinaire, sous réserve des éventuelles dispositions de votre convention collective.
• Notification de mesure disciplinaire : ce modèle, si vous devez y recourir, vous permettra d’assurerune communication claire et formelle des sanctions aux employés. Il garantit la transparence et l'équité dans le processus disciplinaire, aide à prévenir les litiges et renforce le respect des politiques de l'entreprise. De plus, il sert de documentation officielle en cas de besoin ultérieur.
• Procédure de congés, absences : cette procédure, à destination des gestionnaires et des employés, permet d’établir des règles claires pour la demande et l'approbation des congés, assurant une gestion efficace des absences. Elle peut être adaptée à votre entreprise. Elle vous aidera à maintenir la continuité des opérations, à réduire les malentendus et garantir l'équité entre les employés. De plus, elle facilitera la planification et la prévision des ressources humaines.

• Formulaire de demande de congés / absences : ce formulaire standardise le processus de demande d’absence, assurant que toutes les informations nécessaires sont fournies. Il peut être adapté à votre entreprise. Il facilite la gestion des absences, permet un suivi précis et garantit la transparence. Il aide également à planifier les ressources et à maintenir la continuité des opérations.

• Liste des choses à faire lors du départ : pour ne rien oublier lors du départ d’un employé, cette liste vous suggère les différentes tâches à effectuer avant et au moment du départ de l’entreprise. Le contenu peut être adapté à votre entreprise et/ou au poste.
• Support d'entrevue de départ : ce modèle permet de recueillir les retours des employés quittant l'entreprise et d’identifier les domaines d'amélioration. Il assure un départ professionnel et respectueux, renforce la réputation de l'entreprise et peut ouvrir des pistes de réflexion pour améliorer la fidélisation. Il aide également à comprendre les raisons des départs et à ajuster, si besoin, les politiques internes.
• Schéma des documents à recueillir / fournir selon la cause de départ : ce schéma permet d’avoir une référence pour organiser et standardiser le processus de sortie. Il aide à s’assurer que toutes les formalités administratives sont complétées et ainsi réduire les risques de non-conformité. De plus, il garantit que les employés et l'entreprise disposent de tous les documents nécessaires pour une séparation claire et ordonnée.